Privacy Policy

1) Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è:

SYNA AI SOCIETA' A RESPONSABILITA' LIMITATA SEMPLIFICATA (SYNA AI SRLS)

P. IVA / C.F. e n. iscrizione Registro Imprese di Bologna: 02587960390

REA: BO-591086

Sede legale: Via Piero Gobetti 28, 40026 Imola (BO), Italia

Email: info@synaai.it — PEC: sabores@pec.it

La presente informativa riguarda i dati trattati attraverso il sito synaai.it: la navigazione, il modulo di contatto e le conversazioni con l'assistente YNA sul nostro numero WhatsApp (389 172 0287), a cui portano i pulsanti «Scrivici su WhatsApp». Sul sito non è presente una chat.

2) Dati trattati

• Dati di navigazione: indirizzo IP, informazioni tecniche sul dispositivo e sul browser, registri tecnici. Sono trattati dal fornitore di hosting per mostrare le pagine e garantire la sicurezza del sito. Il sito non utilizza strumenti di analisi statistica delle visite né di profilazione.
• Dati inseriti nel modulo di contatto: nome, impresa, email, telefono e, se l'utente lo scrive, il messaggio.
• Dati raccolti automaticamente insieme alla richiesta: pagina del sito da cui è stata inviata, pagina di provenienza, eventuali parametri di campagna presenti nell'indirizzo (ad esempio «utm», «gclid», «fbclid»), data e ora dell'invio e conferma di presa visione dell'informativa.
• Conversazioni su WhatsApp con YNA: numero di telefono, nome del profilo WhatsApp, testo dei messaggi e delle risposte, data e ora. Le note vocali vengono trascritte in testo per poter rispondere. Foto, documenti e link inviati non vengono passati all'assistente.
• Richiesta di contatto su WhatsApp: se l'utente chiede di essere ricontattato o mostra interesse per un servizio, vengono registrati nome, telefono, impresa (se indicata), servizio di interesse e necessità descritta.

Il pulsante «Scrivici su WhatsApp» apre l'applicazione WhatsApp: il sito non trasmette alcun dato finché l'utente non sceglie di scrivere. L'uso dell'applicazione WhatsApp è regolato anche dai termini e dall'informativa di WhatsApp.

Importante: ti invitiamo a non inserire nel modulo o su WhatsApp dati particolari (ad esempio dati relativi alla salute), dati di pagamento, password o informazioni non necessarie.

3) Finalità e basi giuridiche

• Rispondere alle richieste e organizzare il contatto richiesto (informazioni, audit gratuito, demo, preventivo), inviate con il modulo o su WhatsApp: esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell'interessato, art. 6, par. 1, lett. b) GDPR.
• Fornire le risposte dell'assistente YNA alle domande poste su WhatsApp: art. 6, par. 1, lett. b) GDPR.
• Garantire il funzionamento e la sicurezza del sito e prevenire abusi (ad esempio limiti d'uso dell'assistente e filtri contro gli invii automatici): legittimo interesse del Titolare, art. 6, par. 1, lett. f) GDPR.
• Adempiere a obblighi di legge e rispondere a richieste dell'autorità: art. 6, par. 1, lett. c) GDPR.
• Accertare, esercitare o difendere un diritto del Titolare: legittimo interesse, art. 6, par. 1, lett. f) GDPR.

La casella presente nel modulo serve a confermare la presa visione di questa informativa. Non è una richiesta di consenso: il trattamento si fonda sulle basi giuridiche indicate sopra. Su WhatsApp, YNA non invia messaggi promozionali.

I dati forniti tramite il sito sono usati per gestire la richiesta ricevuta e il contatto richiesto dall'utente. Non sono utilizzati per attività di profilazione e non sono ceduti a terzi per finalità di marketing.

4) YNA su WhatsApp

YNA è un sistema di intelligenza artificiale, non una persona, e lo dichiara nel primo messaggio insieme al link a questa informativa. Per generare ogni risposta, il testo del messaggio e gli ultimi messaggi della conversazione sono inviati al fornitore del modello di intelligenza artificiale (OpenAI); allo stesso fornitore sono inviate le note vocali per la trascrizione.

• Le richieste di contatto vengono registrate nel sistema gestionale di SYNA AI e segnalate per email al personale, che le prende in carico. La segnalazione contiene solo i dati della richiesta, non la conversazione.
• In qualsiasi momento l'utente può chiedere di parlare con una persona di SYNA AI.
• Secondo le condizioni contrattuali del fornitore, i contenuti inviati tramite il suo servizio per le imprese non sono utilizzati per addestrare i suoi modelli.

Maggiori informazioni nella pagina Utilizzo responsabile dell'intelligenza artificiale.

5) Natura del conferimento

Il conferimento dei dati contrassegnati come obbligatori nel modulo è necessario per gestire la richiesta: in mancanza non è possibile darle seguito. Il messaggio è facoltativo. Scrivere su WhatsApp è libero; per rispondere è necessario trattare il numero da cui si scrive.

6) Destinatari

I dati possono essere trattati, nei limiti delle rispettive funzioni, da:

• personale e collaboratori autorizzati dal Titolare;
• Lovable: fornitore dell'hosting del sito e del servizio di database gestito in cui sono archiviate le richieste di contatto e le conversazioni WhatsApp;
• Meta Platforms Ireland Ltd.: fornitore della piattaforma WhatsApp Business, attraverso cui i messaggi vengono ricevuti e inviati;
• Hetzner Online GmbH (Germania): fornitore del server, situato a Norimberga, su cui opera il sistema di automazione dei flussi installato e gestito direttamente dal Titolare. Attraverso questo sistema transitano le richieste inviate con il modulo;
• Google (servizio Google Workspace): fornitore del servizio di posta elettronica con cui il Titolare riceve la notifica di ogni richiesta di contatto;
• OpenAI: fornitore del modello di intelligenza artificiale che genera le risposte di YNA e trascrive le note vocali. Riceve il testo dei messaggi e le note vocali;
• professionisti, consulenti o autorità, nei casi previsti dalla legge.

Google, Meta (per la piattaforma WhatsApp Business) e OpenAI trattano i dati in qualità di responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, in base ai rispettivi accordi sul trattamento dei dati.

I dati non sono diffusi.

7) Trasferimenti al di fuori dello Spazio Economico Europeo

• Hetzner Online GmbH: i dati sono trattati su un server situato in Germania.
• Google (Google Workspace): secondo le condizioni contrattuali del servizio, i dati possono essere trattati anche in Paesi al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE) in cui Google o i suoi sub-responsabili dispongono di strutture. A tali trasferimenti si applicano le garanzie previste dal Cloud Data Processing Addendum di Google: decisioni di adeguatezza oppure clausole contrattuali tipo adottate dalla Commissione europea.
• OpenAI: i messaggi e le note vocali possono essere trattati anche al di fuori del SEE, in particolare negli Stati Uniti, con le garanzie previste dall'accordo sul trattamento dei dati del fornitore (clausole contrattuali tipo adottate dalla Commissione europea).
• Meta: i messaggi WhatsApp possono essere trattati anche al di fuori del SEE, secondo le condizioni della piattaforma WhatsApp Business e le garanzie da esse previste.
• Lovable: per l'erogazione del servizio i dati possono essere trattati anche al di fuori del SEE, secondo le condizioni contrattuali del fornitore.

Per maggiori informazioni sui trasferimenti e sulle garanzie applicate è possibile scrivere a info@synaai.it.

8) Periodo di conservazione

Le richieste ricevute tramite il modulo o WhatsApp sono conservate per il tempo necessario a gestire la richiesta, le eventuali interlocuzioni precontrattuali e, ove necessario, la tutela dei diritti del Titolare. La durata è determinata in base alla natura della richiesta, all'ultima interazione pertinente e agli eventuali obblighi applicabili, nel rispetto del principio di limitazione della conservazione.

• Richieste non pertinenti, duplicate o non più necessarie: cancellazione anticipata.
• Conversazioni WhatsApp con YNA: cancellate automaticamente 30 giorni dopo l'ultimo messaggio. Se la conversazione è stata presa in carico da una persona, oltre quel termine si conservano solo il numero e lo stato della pratica.
• Registri tecnici del sistema di automazione: conservati per un periodo limitato, per verificare il corretto funzionamento e risolvere eventuali errori.
• Dati di clienti e documentazione amministrativa e contrattuale: per i tempi previsti dalla normativa applicabile.

9) Processi decisionali automatizzati

Il Titolare non adotta decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sull'interessato (art. 22 GDPR). L'assistente YNA fornisce informazioni e può raccogliere richieste di contatto, che vengono messe a disposizione del personale di SYNA AI.

10) Diritti dell'interessato

Ai sensi degli artt. 15–22 del GDPR, l'interessato ha diritto di:

• accedere ai propri dati personali;
• ottenerne la rettifica o la cancellazione;
• ottenere la limitazione del trattamento;
• opporsi, per motivi connessi alla propria situazione particolare, al trattamento fondato sul legittimo interesse;
• richiedere la portabilità dei dati, ove applicabile.

Per esercitare i propri diritti, scrivere a info@synaai.it oppure via PEC a sabores@pec.it.

L'interessato ha inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali (www.garanteprivacy.it).

11) Cookie

Per i cookie e gli strumenti tecnici utilizzati dal sito, consulta la Cookie Policy.

12) Aggiornamenti

Questa informativa può essere aggiornata. La versione in vigore è quella pubblicata in questa pagina, con la data di ultimo aggiornamento indicata in alto.